Richtlinine zum Hinweisgeberschutzgesetz

Die Kührer Fürsorge GmbH hat eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet (im Folgenden „Meldestelle“ genannt) und setzt hiermit die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) um. Dieses Gesetz hat zum Ziel, hinweisgebende Personen und die diese unterstützenden Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden oder Missstände aufdecken, vor Repressalien und Benachteiligung zu schützen. Es geht auch um die Sicherstellung der Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften, die Verhinderung künftigen Fehlverhaltens und die Verbesserung unserer internen Strukturen und Verfahren. Hinweisgebende Personen können einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen leisten.
Diese interne Richtlinie soll Klarheit schaffen, wann, unter welchen Voraussetzungen und durch welche Maßnahmen hinweisgebende Personen bei der Meldung von Verstößen geschützt sind.
Diese Richtlinie dient der transparenten Beschreibung des Verfahrens bei der Entgegennahme von Meldungen, an die sich ggf. interne Untersuchungen, angemessene Folgemaßnahmen oder auch die Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde anschließen können.
Sie soll dazu ermutigen, Fehlverhalten intern zu melden.

Über folgenden Kanal können Informationen über Verstöße gemeldet werden: hinweisgeber(at)herz-jesu-haus.de, 02607 / 69-276 sowie postalisch. Die Meldungen werden von Uta Marx als fachkundige, verantwortliche Meldestellenbeauftragte bearbeitet. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen.
Die Meldestelle bearbeitet auch anonym eingehende Meldungen.
Die mit den Aufgaben der Meldestelle beauftragte Person ist bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und für ihre Aufgabe geschult.
Der Meldekanal ist so gestaltet, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
In der Meldung sollten möglichst alle Details der betreffenden Angelegenheit und jeder verfügbare Beweis enthalten sein. Richtet sich ein Verdacht gegen eine meldestellenbeauftragte Person, ist der Vorgesetze als nächsthöhere Kontrollebene zu kontaktieren. Richtet sich ein Verdacht gegen einen Vorstand oder die Geschäftsführung, informiert die Meldestellenbeauftragte das jeweilige Aufsichtsgremium. Richtet sich der Verdacht gegen eine Person eines (Aufsichts-)Gremiums, dürfen von der Meldestellenbeauftragten nur die übrigen Personen des Gremiums vertraulich informiert werden.

Der von der Meldestelle betriebene Meldekanal steht allen Mitarbeiter/innen offen. Dazu zählen:

• den bei der Kührer Fürsorge GmbH in Voll- und Teilzeit Beschäftigten (auch Werkstatt-Beschäftigten in Küche und Technik),
• den zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten,
• den ehemaligen Mitarbeiter/innen,
• den Ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen,
• den überlassenen Leiharbeitnehmer/innen und
• den Bewerber/innen.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an die interne Meldestelle oder an die externe Meldestelle des Bundes wenden. Sie sollten aber in den Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an die interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Zudem ist es möglich, anonym einen Hinweis mitzuteilen. Dies hätte für die Bearbeitung aber entsprechende Konsequenzen, da der Eingang nicht bestätigt, Rückfragen nicht gestellt oder das Ergebnis nicht mitgeteilt werden könnten.

Gemeldet werden können begründete Verdachtsmomente oder das Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

Es geht um Verstöße (Handlungen oder Unterlassungen) sowie missbräuchliches Verhalten im Rahmen einer beruflichen, dienstlichen oder unternehmerischen Tätigkeit, insbesondere um:

1. Verstöße gegen Strafvorschriften,   
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, z.B. bei Vorschriften zum/r
   1. Arbeitsschutz
   2. Gesundheitsschutz
   3. Mindestlohn
   4. Arbeitnehmerüberlassung
3. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union, die in § 2 Abs. 1 Nr. 3 a) bis t) HinSchG aufgeführt sind (dazu zählen u.a. Verstöße gegen Verbraucherschutzregelungen wie z.B. das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) oder Verstöße gegen Regelungen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes),
4. Verstöße gegen Vergabevorschriften i.S. von § 2 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG,
5. Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften.

Alle Meldungen werden bearbeitet. Sie werden nach dem folgenden Verfahren vertraulich behandelt.

Was bedeutet Vertraulichkeit?
Die Identität sowohl der hinweisgebenden Person als auch der Person, die Gegenstand einer Meldung ist, darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch in Bezug auf sonstige Personen, die gegebenenfalls in der Meldung erwähnt werden.

Wie läuft das Verfahren?

• Die Meldestelle dokumentiert die Meldungen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots.
• Die Meldestelle prüft, ob es bei dem gemeldeten Verstoß um ein Fehlverhalten im Sinne des § 2 HinSchG geht.  
• Die Meldestelle oder das Meldestellensystem bestätigt der hinweisgebenden Person spätestens nach sieben Tagen den Eingang der Meldung.
• Die Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung.
• Die Meldestelle hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt und ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen.
• Die Meldestelle ergreift angemessene Folgemaßnahmen wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle.
• Die Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine schriftliche Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst – soweit rechtlich möglich - die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Welche Konsequenzen können sich anschließen?
Nach erfolgter Untersuchung werden ggf. notwendige Folgemaßnahmen eingeleitet. Dies können beispielsweise sein:

• Sanktionierung des Fehlverhaltens unabhängig von der Hierarchiestufe.
• Einleitung von organisatorischen Korrekturmaßnahmen, um entsprechende Vorfälle zukünftig zu vermeiden.
• Weitergabe von Informationen an zuständige Behörden, z.B. an Strafverfolgungsbehörden, wenn tatsächliche Anhaltspunkte für eine Straftat vorliegen.

Sollte es hierbei erforderlich sein, Informationen über die Identität des Hinweisgebers weiterzugeben, wird die hinweisgebende Person vorab hierüber informiert. Eine Information unterbleibt, wenn die zuständige Stelle/Behörde oder das Gericht dies aus Gründen der Gefährdung von Ermittlungen und Untersuchungen oder eines Gerichtsverfahrens verlangt.

Hinweisgebende Personen, die hinreichend Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen, und die sich mit Informationen zu Verstößen im Sinne dieser Richtlinie an die interne oder an eine externe Meldestelle gewandt haben, werden davor geschützt, dass ihre Enthüllungen zu Benachteiligungen führen: Sie müssen als Folge der Meldung keine ungerechtfertigten Maßnahmen und Behandlungen befürchten, selbst wenn sich die Hinweise als unbegründet erweisen sollten.

Wenn hinweisgebende Personen feststellen, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihre Vorgesetzten oder - wenn ihnen dieser Weg nicht geeignet erscheint - deren übergeordnete Vorgesetzte oder die Personalabteilung informieren. Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die hinweisgebende Personen benachteiligen, werden arbeitsrechtlich sanktioniert. Darüber hinaus ist der Verursacher von Repressalien verpflichtet, der hinweisgebenden Person einen daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.

Personen, die eine Angelegenheit melden, von der sie wissen, dass sie unrichtig ist, wird der Schutz für hinweisgebende Personen nicht gewährt. Diese Personen müssen mit rechtlichen Maßnahmen rechnen.